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在报关流程中，当外贸企业接到海关的查验通知后，有一系列重要的手续需要办理以确保查验工作顺利进行。

在海关查验货物的过程中，进出口货物的收货人、发货人或其代理人起着至关重要的作用。他们需要前往查验现场，积极配合海关的查验工作，以保障货物能够顺利通关。

发票，常指出口商业发票，由受益人英文制作。它在出口业务中处于核心地位，是出口货物的全面说明，也是缮制其他单据的依据以及原始业务会计凭证，在合同履行各环节广泛应用，无明确正副本区分。

排柜主要是为了降低海运费成本。例如在货物既能用 20 英尺柜又能用 40 英尺柜装下时，企业通常优先选择 20 英尺柜，因其各项费用相对较低；当客户订单产品规格型号多样、尺寸不同时，则需精心计算以提高装货量，一般会选择最经济、适配的柜型。

装箱单作为发票的补充单据，详细列出了信用证或合同中关于货物包装的事项，方便国外买方在货物抵达目的港时供海关查验核对。一般情况下，外贸企业可将相关内容添加在商业发票上，但当信用证有明确规定时，必须严格按其要求制作。

在出口商品出厂前，检验工作主要涵盖生产检验、验收检验以及第三方检验这几种类型，而外贸跟单员做好这些检验工作对于保障出口商品质量至关重要。

在交货期前一周，外贸跟单员需通知工厂第三方验货员将来厂验货相关事宜。若客户亲自或指定人员验货，需在交货期一周前约客户查货并告知生产计划部日期。若客户指定第三方验货公司或公正行等，要在交货期两周前联系预约时间，确定后通知工厂。

当货物完成且通过验货后，外贸企业可委托拖车公司进行提柜和装柜操作，在此过程中有以下需注意之处。

在出货前一天，外贸跟单员需通知相关人员并确认出货数量准确无误，在出货当日要密切跟进货柜车是否到达工厂。若未到厂，跟单员需与拖车公司联系询问情况及预计到达时间，最好获取货柜车司机电话直接询问其所在位置。

货物装船后，外贸跟单员要及时向国外买方发送装运通知，方便对方进行付款、赎单、办理进口报关和接货手续。在 FOB 或 CFR 条件下，进口商需依据装船通知为进口货物办理保险，所以一般要求出口商在货物离开起运地后两个工作日内向进口商发出装运通知，以及提货单、发票、装箱单。装运通知内容包含订单或合同号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、重量、体积、装运口岸、装运日期、船名及预计开航日期等。